Day 3 De los temas: Manage Users and Groups & Expressions: Transform Data, ¿que entendiste?

Isaac Balam Lira Ramírez

Design Appian Records Part 1 (Accessing your data)

Appian Records

Nos ayudan a organizar, acceder y tomar acción sobre nuestros datos de una manera consistente, ya que reúne los datos en un solo punto para su manejo.

Los record type se usan para configurar “Grids” de solo lectura y añadir acciones o reutilizar filtros.

Los Récords pueden venir de: Bases de datos, procesos, Salesforce, Web Service.

Nota: Los records son la parte central de la aplicación, por lo que los procesos se diseñan en base a ellos.

Appian Records nos permite.

• Austar nuestro data model de forma sencilla
• Definir como los usuario ven los datos
• Integrar procesos empresariales lo cual permite realizar acciones sobre la información mostrada.
• Añadir de manera sencilla create, delete, update mediante los Appian-generated modelos de procesos e interfaces.
• Asegurar el desempeño ya que usando “data sync” podemos asegurar que la información se ve más rápidamente y las tareas se completan de igual manera.
• Se pueden referenciar en otros objetos dentro de la aplicación para reducir tiempos.
• Podemos crear campos personalizados basados en los records.
• Asegurar (Poner seguridad) a cada record para definir quien puede o no verlo.

Diseño y planeación de Records efectivos.

Los records efectivos cumplen los siguientes criterios:

• Los usuarios deben identificar de manera sencilla que hay dentro del record
• Los usuario deben encontrar lo que están buscando
• Los usuarios deben poder actuar sobre la información

Para diseñar un Record debemos contestar las siguientes preguntas.

• ¿Qué datos definen mi Record Type?
• ¿Cómo deben estar distribuidos y mostrados los datos?
• ¿Qué quieren los usuarios del Record?
• ¿Quién puede ver los Records?

Pitfalls en el Diseño de Record Types

Se debe evitar utilizar Process-backed records en lo posible ya que su diseño no es igual porque no son hechos con el propósito de ser almacenados de forma indefinida.

Se deben incluir filtros para la búsqueda de información.

Record Type Object

Es un objeto de diseño de Appian que permite configurar Appian Records, además se puede referenciar en la aplicación que creemos para hacer query a información, acciones, filtros y relaciones.

Aquí es donde los desarrolladores responden preguntas clave como:

• ¿Qué datos necesitamos?
• ¿Quién puede ver la “record data”?
• ¿Qué información quiere ver cada usuario?
• ¿Cómo nevegaran la información los usuarios?
• ¿Qué acciones deben estar disponibles para cierta información?

Esta compuesto de

• Record data
• Records
• Record List

Crear Record Type

New > Fill Fields (Name: Vehicle, Plural Name: Vehicles, Description) > Create > Set Security > Save

Configuración del Record Type

Tell us about your data > Select source type > Data Sync Selected > Next > Select Table > Next > Configure and Select fields > Finish > Save Changes

Nota: Los nombres a usar en el paso Configure and Select fields son los que se usarán en la aplicación.

En Data Structure es donde puedes añadir relaciones entre los Record Type.

Create a Database Table from a Record Type

Create Record Type > Configure Data Source as New Data Model > Select Data Source (Donde añadir la tabla) > Next > Fields (Crear los campos de tu Record Type) > Next > Relationships > Next >  Review > Save Changes > Finish

Change or Delete Record Fields

Cuando queremos borrar o cambiar un campo en un record, Appian nos muestra una lista de objetos que tienen dependencia y se verán afectados por el cambio.

Seguridad

Niveles de seguridad

• Record Type Object: Se puede seleccionar si mostrar o no un Record Type entero a ciertos grupos.
• Record-Level: Cuando Data Sync está activado puedes añadir security rules para definir quién puede ver qué records.
• Record View: Podemos poner seguridad en las vistas para decidir quien puede ver que página y cumpliendo qué condiciones.
• Record Action: Se pueden usar funciones Appian para restringir el acceso a una vista o una acción de forma condicional.

Crear Security Rules

Record-Level Security > New Security Rule > Fill Fields (Who is part of this rules?: Users found in groups, Groups: Prefix Name, Prefix Administrators, Which X can they view?: All X) > Create

Query a Record Type

Podemos generar una expresión usando el query editor. Esto se hace cuando estamos creando una Expression Rule.

“a!queryRecordType” se puede usar esta función para retornar:

• Una lista de valores para un solo record field.
• Una lista de records con un subconjunto de campos.
• Aggregate Data.
• Una fila de información.

Query Editor cuenta con las secciones:

• Record Fields: Contienen los campos de tu Record Type y seleccionas los que quieres devolver.
• Aggregate: Esta pestaña permite crear agrupaciones en los resultados de un query. (Son las funciones aggregate Count, Sum, Average, Min, Max)
• Filters: Te permite añadir filtros a tu query.
• Sort and Limit: Define que tantas filas se devolverán y en qué orden.

Configurar Record List

Record List: Es una lista donde podemos buscar, filtrar y encontrar records.

Podemos configurar el Style con el que se muestra, decidiendo entre, Feed o Grid.

Se pueden editar los Record List Panes para mostrar sólo cierta información, esto se logra borrando columnas y luego cambiando su orden.

Para empezar a configurar un Record List debemos seleccionar Edit List.

Con la opción display options dentro de la parte de configuración podemos añadir incluso Links a nuestra lista y se puede personalizar con qué texto se muestran.

Display options es muy poderoso ya que incluso podemos mostrar iconos, imágenes, etc con esta opción.

Nota; Si por algún motivo las configuraciones salieron mal y no sabemos como arreglarlas podemos poner la configuración en default.

Add Custom Record Fields

Puedes crear campos personalizados para usar plantillas o free-form expressions para alterar los datos.

Creando Custom Record Field

New Custom Record Field > Select a Template > Next > Configure Values > Next > Update Name > Create

Record Grids

Se pueden mostrar datos de una record list en otras interfaces usando una read-only grid la cual es una interfaz que está diseñada para manejar los datos de forma inteligente, puede mostrar los datos en varios formatos y posee filtros, paginación, etc; además te deja traer las acciones de una Record Type consigo.

New > Interface > Select Read Only Grid > Data Source: Record Type > Configure

Filtros

Podemos definir Source Filters para excluir la información que no necesitamos, incluso la función Sync ignora lo que ignoramos con el Source Filter.

Cuando no tenemos activado Sync podemos usar Default Filters para ignorar información que no necesitamos.

Podemos usar User Filters para que el usuario pueda navegar por la Información que desea, estos filtros también están disponibles fuera de la record list.

Los filtros de usuario pueden ser definidos de forma estática (configuración guiada) o mediante una expresión.

Crear Record Views

Consiste en una interfaz que muestra información de un solo record a los usuarios finales. Puedes crear varios con una combinación diferente de datos para cada record.

La Summary View es la primera que se muestra por defecto en un record. Podemos generar una record view con el botón Generate Record View en Views and Headers.

Generar Record View

Generate Record View > Select Data to Include > Write Name > Review > Generate View

Después de crearla podemos editarla para que se ajuste a nuestras necesidades.

Record Actions 

Hay dos tipos de estas

• Record List Actions: Es un vinculo a un Process Model que el usuario puede comenzar directamente desde la Record List; por ejemplo insertar un Record.
• Related Actions: Igualmente es un vinculo a un Process Model, la diferencia radica en que estos inician en una Record View y utilizan datos de la misma.

Generar Record List Actions:

Generate Record Actions > Select the actions to generate > Review the generated objects

Generar Related Action

Create New Related Action > Fill fields > Ok

Nota: “rv!” se utiliza para referenciar un datos de un campo en un Record y se utiliza para expresiones en el título de una Record View, una expresión de seguridad en una acción o una lista tipo feed.

Step by Step #5

Isaac Balam Lira Ramírez

Design Appian Records Part 1 (Accessing your data)

Appian Records

Nos ayudan a organizar, acceder y tomar acción sobre nuestros datos de una manera consistente, ya que reúne los datos en un solo punto para su manejo.

Los record type se usan para configurar “Grids” de solo lectura y añadir acciones o reutilizar filtros.

Los Récords pueden venir de: Bases de datos, procesos, Salesforce, Web Service.

Nota: Los records son la parte central de la aplicación, por lo que los procesos se diseñan en base a ellos.

Appian Records nos permite.

• Austar nuestro data model de forma sencilla
• Definir como los usuario ven los datos
• Integrar procesos empresariales lo cual permite realizar acciones sobre la información mostrada.
• Añadir de manera sencilla create, delete, update mediante los Appian-generated modelos de procesos e interfaces.
• Asegurar el desempeño ya que usando “data sync” podemos asegurar que la información se ve más rápidamente y las tareas se completan de igual manera.
• Se pueden referenciar en otros objetos dentro de la aplicación para reducir tiempos.
• Podemos crear campos personalizados basados en los records.
• Asegurar (Poner seguridad) a cada record para definir quien puede o no verlo.

Diseño y planeación de Records efectivos.

Los records efectivos cumplen los siguientes criterios:

• Los usuarios deben identificar de manera sencilla que hay dentro del record
• Los usuario deben encontrar lo que están buscando
• Los usuarios deben poder actuar sobre la información

Para diseñar un Record debemos contestar las siguientes preguntas.

• ¿Qué datos definen mi Record Type?
• ¿Cómo deben estar distribuidos y mostrados los datos?
• ¿Qué quieren los usuarios del Record?
• ¿Quién puede ver los Records?

Pitfalls en el Diseño de Record Types

Se debe evitar utilizar Process-backed records en lo posible ya que su diseño no es igual porque no son hechos con el propósito de ser almacenados de forma indefinida.

Se deben incluir filtros para la búsqueda de información.

Record Type Object

Es un objeto de diseño de Appian que permite configurar Appian Records, además se puede referenciar en la aplicación que creemos para hacer query a información, acciones, filtros y relaciones.

Aquí es donde los desarrolladores responden preguntas clave como:

• ¿Qué datos necesitamos?
• ¿Quién puede ver la “record data”?
• ¿Qué información quiere ver cada usuario?
• ¿Cómo nevegaran la información los usuarios?
• ¿Qué acciones deben estar disponibles para cierta información?

Esta compuesto de

• Record data
• Records
• Record List

Crear Record Type

New > Fill Fields (Name: Vehicle, Plural Name: Vehicles, Description) > Create > Set Security > Save

Configuración del Record Type

Tell us about your data > Select source type > Data Sync Selected > Next > Select Table > Next > Configure and Select fields > Finish > Save Changes

Nota: Los nombres a usar en el paso Configure and Select fields son los que se usarán en la aplicación.

En Data Structure es donde puedes añadir relaciones entre los Record Type.

Create a Database Table from a Record Type

Create Record Type > Configure Data Source as New Data Model > Select Data Source (Donde añadir la tabla) > Next > Fields (Crear los campos de tu Record Type) > Next > Relationships > Next >  Review > Save Changes > Finish

Change or Delete Record Fields

Cuando queremos borrar o cambiar un campo en un record, Appian nos muestra una lista de objetos que tienen dependencia y se verán afectados por el cambio.

Seguridad

Niveles de seguridad

• Record Type Object: Se puede seleccionar si mostrar o no un Record Type entero a ciertos grupos.
• Record-Level: Cuando Data Sync está activado puedes añadir security rules para definir quién puede ver qué records.
• Record View: Podemos poner seguridad en las vistas para decidir quien puede ver que página y cumpliendo qué condiciones.
• Record Action: Se pueden usar funciones Appian para restringir el acceso a una vista o una acción de forma condicional.

Crear Security Rules

Record-Level Security > New Security Rule > Fill Fields (Who is part of this rules?: Users found in groups, Groups: Prefix Name, Prefix Administrators, Which X can they view?: All X) > Create

Query a Record Type

Podemos generar una expresión usando el query editor. Esto se hace cuando estamos creando una Expression Rule.

“a!queryRecordType” se puede usar esta función para retornar:

• Una lista de valores para un solo record field.
• Una lista de records con un subconjunto de campos.
• Aggregate Data.
• Una fila de información.

Query Editor cuenta con las secciones:

• Record Fields: Contienen los campos de tu Record Type y seleccionas los que quieres devolver.
• Aggregate: Esta pestaña permite crear agrupaciones en los resultados de un query. (Son las funciones aggregate Count, Sum, Average, Min, Max)
• Filters: Te permite añadir filtros a tu query.
• Sort and Limit: Define que tantas filas se devolverán y en qué orden.

Configurar Record List

Record List: Es una lista donde podemos buscar, filtrar y encontrar records.

Podemos configurar el Style con el que se muestra, decidiendo entre, Feed o Grid.

Se pueden editar los Record List Panes para mostrar sólo cierta información, esto se logra borrando columnas y luego cambiando su orden.

Para empezar a configurar un Record List debemos seleccionar Edit List.

Con la opción display options dentro de la parte de configuración podemos añadir incluso Links a nuestra lista y se puede personalizar con qué texto se muestran.

Display options es muy poderoso ya que incluso podemos mostrar iconos, imágenes, etc con esta opción.

Nota; Si por algún motivo las configuraciones salieron mal y no sabemos como arreglarlas podemos poner la configuración en default.

Add Custom Record Fields

Puedes crear campos personalizados para usar plantillas o free-form expressions para alterar los datos.

Creando Custom Record Field

New Custom Record Field > Select a Template > Next > Configure Values > Next > Update Name > Create

Record Grids

Se pueden mostrar datos de una record list en otras interfaces usando una read-only grid la cual es una interfaz que está diseñada para manejar los datos de forma inteligente, puede mostrar los datos en varios formatos y posee filtros, paginación, etc; además te deja traer las acciones de una Record Type consigo.

New > Interface > Select Read Only Grid > Data Source: Record Type > Configure

Filtros

Podemos definir Source Filters para excluir la información que no necesitamos, incluso la función Sync ignora lo que ignoramos con el Source Filter.

Cuando no tenemos activado Sync podemos usar Default Filters para ignorar información que no necesitamos.

Podemos usar User Filters para que el usuario pueda navegar por la Información que desea, estos filtros también están disponibles fuera de la record list.

Los filtros de usuario pueden ser definidos de forma estática (configuración guiada) o mediante una expresión.

Crear Record Views

Consiste en una interfaz que muestra información de un solo record a los usuarios finales. Puedes crear varios con una combinación diferente de datos para cada record.

La Summary View es la primera que se muestra por defecto en un record. Podemos generar una record view con el botón Generate Record View en Views and Headers.

Generar Record View

Generate Record View > Select Data to Include > Write Name > Review > Generate View

Después de crearla podemos editarla para que se ajuste a nuestras necesidades.

Record Actions 

Hay dos tipos de estas

• Record List Actions: Es un vinculo a un Process Model que el usuario puede comenzar directamente desde la Record List; por ejemplo insertar un Record.
• Related Actions: Igualmente es un vinculo a un Process Model, la diferencia radica en que estos inician en una Record View y utilizan datos de la misma.

Generar Record List Actions:

Generate Record Actions > Select the actions to generate > Review the generated objects

Generar Related Action

Create New Related Action > Fill fields > Ok

Nota: “rv!” se utiliza para referenciar un datos de un campo en un Record y se utiliza para expresiones en el título de una Record View, una expresión de seguridad en una acción o una lista tipo feed.

Step by Step #5