Day 7: ¿Que entendiste de: Process Modeling 101: Automate Your Business Processes?

Día 5
Es importante tener en cuenta los medios necesarios para conocer lo mejor posible los procesos de negocio que buscaremos representar a través de nuestra aplicación, con la finalidad de crear un process model en Appian de la manera más eficiente posible, para ello nos apoyaremos de la planificación de procesos en Appian, dentro de las principales buenas practicar encontramos:

• Crear records (el equivalente de entidades en Appian) que representen la esencia del trabajo de la organización o sector de donde se esté realizando la aplicación.
• Los modelos de proceso no deben ser diseñados/construidos para mantener datos, estos deben ser almacenados lo antes posible, su finalidad es realizar tareas con una secuencia
  logica, utilizar variables de proceso, metadatos adicionales, etc., debido a que en Appian poseemos memorias finitas, es importante hacer un uso eficiente de la misma.
• Es recomendable construir modelos de procesos pequeños, que requieran la menor cantidad de variables posible y no adquieran complejidad, en caso de no ser posible se recomienda
  hacer uso de subprocesos o arreglos modulares, esto con la finalidad de crear workflows cortos que no se ejecuten durante un lapso de tiempo prolongado, reduciendo el uso de memoria.
• Adicional al punto anterior, como excepción se recomienda agregar un limite de tiempo a las tareas de los procesos, esto evita la larga vida de los pocesos, logrando que se
  haga un uso eficiente de los recursos.
• Al momento de crear un process model se puede crear uno desde cero o duplicar uno, cada que se crea uno nuevo se recomienda incluir al inicio del nombre el prefijo de la aplicación
  y agregar descripciones cortas.
• Es importante tener en cuenta que los objetos de tipo process model no heredan la seguridad de los directorios, por lo tanto, es importante crear sus respectivas reglas de seguridad.
• Como buena práctica global dentro de Appian se recomienda manejar grupos en lugar de usuarios durante la creación de reglas de seguridad.

Al crear un nuevo proceso, una vez realizados los pasos anteriores, tendremos como nodos iniciales un inicio y final ya creados en nuestro canvas, a la izquierda tendremos nuestra paleta de componentes y en el lado superior tendremos el menú y nuestra barra de herramientas, haciendo énfasis al canvas, el cuál es el componente principal sobre el que estaremos trabajando ya que ahí elaboraremos nuestro workflow, dentro de nuestra paleta de componentes Appian nos proporciona una barra de busqueda y tres secciones:

• Sugerencias: Appian nos sugerirá con base a nuestro workflow, que smart service podemos integrar a alguno de nuestros nodos
• Workflow: Dentro de esta sección tendremos 4 tipos de componentes:

1. Human tasks
2. Activities
3. Events
4. Gateways

• Automation smart services: Cada smart service dentro de esta sección se considera una mini aplicación que le proporciona una funcionalidad diferente y sofisticada a nuestro
  proceso, como, por ejemplo:

1. Invocar un web service
2. Envíar un email
3. Ejecutar procesos robotizados.

Dentro de nuestro Canvas podemos dividir nuestra área de trabajo o crear secciones para los grupos que hemos asignado durante la etapa de configuración de seguridad de nuestro process model, es en estas secciones donde podemos crear workflows específicos para cada uno de ellos, dentro de las propiedades globales de nuestro process model tenemos múltiples pestañas, las cuales son:

• General: Modificar parámetros generales de nuestro objeto.
• Variables: Modificar/crear variables para nuestro process model.
• Process start form: Modificar desde cual interfaz queremos iniciar nuestro process model.
• Deadlines: En esta tab podemos modificar la fecha de deadline para nuestro proceso, los deadlines estan enfocados a tareas que sean asignadas en nuestro proceso.
• Alerts: Crear alertas en caso de expresiones las cuales podemos especificarle a Appian a que grupo deseamos que le lleguen las alertas.
• Data management: Desde esta tab podemos especificar el lapso dentro del cual podremos archivar o borrar la instancia de nuestro proceso.

Para relacionar nuestros procesos con interfaces visuales tenemos que linkearlos a través de las propiedades de nuestro process model y especificar que interfaz queremos conectar, para
el intercambio de variables Appian nos dará la opción de asginarlas de manera automática, si este fuera el caso, al dirigirnos a nuestra interfaz, observaremos en el panel derecho reglas
creadas para nuestras variables de intercambio, estas reglas nos sirven para realizar un intercambio más rapido y eficaz entre proceso e interfaz, estos parametros pueden ser usados también
como variables que guardan valores de entrada de nuestros formularios, estas variables también pueden ser creadas de forma manual, otros tipos de variables que se manejan en Appian son:

• Node inputs
• Node outputs

Estas variables son únicas y especificas por cada nodo, como buena práctica se recomienda debuguear cada vez que un nuevo nodo es añadido,entro de los componentes que podemos incluir en nuestro
Canvas nos encontramos con los input tasks los cuáles sirven para asginar tareas especificas por tipo de grupo asignado, dentro de las propiedades que poseen nuestros input tasks
tenemos las pestañas:

• General: Dentro de esta pestaña podemos modificar los atributos generales como el nombre y la de nuestra user task, cabe resaltar que podemos modificar el nombre a desplegar en nuestra lista
  de procesos, otra gran ventaja que nos otorga Appian es la concatenación de variables en los nombres, facilitando así tareas de supervisión.
• Data: Es en esta sección donde haremos el mapeo de nuestros parametros con nuestras varables del proceso.
• Forms: En esta pestaña le indicamos a nuestra user task que interfaz queremos usar para completar la tarea.
• Scheduling:
• Assignment: En esta pestaña indicaremos hacía que grupo queremos que se designe la tarea.
• Escalations y Exceptions: Aquí podremos aplicar configuraciones como limite de tiempo, escalar la tarea, entre otras en caso de que las tarea falle en completarse.

GATEWAYS
Controlan el workflow en un process model, son puntos de decisión que controlan la ruta del proceso acorde a los puntos de decisión asignados, los tipos de gateways manejados en Appian son:

• XOR: Convierte la ruta en multiples opciones de ruta de salida, basadas en una condicion.
• AND: Convierte la ruta en multiples opciones de ruta de salida, en este caso todas las salidas se ejecutarán ya que no existen salidas condicionadas en este componente.
• Complex: Acepta selectivamente rutas entrantes y evalua la ruta correspondiente.
• OR: Convierte la ruta en multiples opciones de ruta de salida, basadas en condiciones, solo se ejecutarán las que sean verdaderas.

Scrip tasks
Se utilizan para realizar tareas que no se requiera la intervención de un actor o usuario, como por ejemplo agregar la fecha de captura de un record de un vehículo o el usuario que realizó
el registro (para este último se utiliza la propiedad pp!Initiator).

Write records
Los smart services para realizar operaciones en la base de datos como registrar, borrar y actualizar se usan unicamente para registros que provengan de base de datos, no funcionan con registros
que provengan de servicios web u otra fuente, para esos casos existen otras alternativas, así mismo la información debe estar en modo de sincronización y debemos elevar los permisos.

Procesos y subprocesos
Como mencionábamos anteriormente, es importante hacer un uso eficiente de la memoria que disponemos en la plataforma para ello podemos utilizar procesos y subprocesos dentro de nuestro process model, para ello existen importantes diferencias las cuáles debemos considerar para saber cuál usar apropiadamente:

• Subprocess
  -Corre en el mismo entorno que el proceso padre.
  -Corre de manera sincrona o asincrona.
  -Mejor para funcionalidades difíciles.
• Start process
  -Corre en el mismo entorno con menor uso de recursos.
  -Tiene un mejor performance.
  -Corre de manera asincrona.

Es importante tener en cuenta que para tareas de investigación en caso de escpeciones podemos ir a Monitoring -> process y con los titulos correctos identificaremos el evento que detonó una expeción.

Día 5
Es importante tener en cuenta los medios necesarios para conocer lo mejor posible los procesos de negocio que buscaremos representar a través de nuestra aplicación, con la finalidad de crear un process model en Appian de la manera más eficiente posible, para ello nos apoyaremos de la planificación de procesos en Appian, dentro de las principales buenas practicar encontramos:

• Crear records (el equivalente de entidades en Appian) que representen la esencia del trabajo de la organización o sector de donde se esté realizando la aplicación.
• Los modelos de proceso no deben ser diseñados/construidos para mantener datos, estos deben ser almacenados lo antes posible, su finalidad es realizar tareas con una secuencia
  logica, utilizar variables de proceso, metadatos adicionales, etc., debido a que en Appian poseemos memorias finitas, es importante hacer un uso eficiente de la misma.
• Es recomendable construir modelos de procesos pequeños, que requieran la menor cantidad de variables posible y no adquieran complejidad, en caso de no ser posible se recomienda
  hacer uso de subprocesos o arreglos modulares, esto con la finalidad de crear workflows cortos que no se ejecuten durante un lapso de tiempo prolongado, reduciendo el uso de memoria.
• Adicional al punto anterior, como excepción se recomienda agregar un limite de tiempo a las tareas de los procesos, esto evita la larga vida de los pocesos, logrando que se
  haga un uso eficiente de los recursos.
• Al momento de crear un process model se puede crear uno desde cero o duplicar uno, cada que se crea uno nuevo se recomienda incluir al inicio del nombre el prefijo de la aplicación
  y agregar descripciones cortas.
• Es importante tener en cuenta que los objetos de tipo process model no heredan la seguridad de los directorios, por lo tanto, es importante crear sus respectivas reglas de seguridad.
• Como buena práctica global dentro de Appian se recomienda manejar grupos en lugar de usuarios durante la creación de reglas de seguridad.

Al crear un nuevo proceso, una vez realizados los pasos anteriores, tendremos como nodos iniciales un inicio y final ya creados en nuestro canvas, a la izquierda tendremos nuestra paleta de componentes y en el lado superior tendremos el menú y nuestra barra de herramientas, haciendo énfasis al canvas, el cuál es el componente principal sobre el que estaremos trabajando ya que ahí elaboraremos nuestro workflow, dentro de nuestra paleta de componentes Appian nos proporciona una barra de busqueda y tres secciones:

• Sugerencias: Appian nos sugerirá con base a nuestro workflow, que smart service podemos integrar a alguno de nuestros nodos
• Workflow: Dentro de esta sección tendremos 4 tipos de componentes:

1. Human tasks
2. Activities
3. Events
4. Gateways

• Automation smart services: Cada smart service dentro de esta sección se considera una mini aplicación que le proporciona una funcionalidad diferente y sofisticada a nuestro
  proceso, como, por ejemplo:

1. Invocar un web service
2. Envíar un email
3. Ejecutar procesos robotizados.

Dentro de nuestro Canvas podemos dividir nuestra área de trabajo o crear secciones para los grupos que hemos asignado durante la etapa de configuración de seguridad de nuestro process model, es en estas secciones donde podemos crear workflows específicos para cada uno de ellos, dentro de las propiedades globales de nuestro process model tenemos múltiples pestañas, las cuales son:

• General: Modificar parámetros generales de nuestro objeto.
• Variables: Modificar/crear variables para nuestro process model.
• Process start form: Modificar desde cual interfaz queremos iniciar nuestro process model.
• Deadlines: En esta tab podemos modificar la fecha de deadline para nuestro proceso, los deadlines estan enfocados a tareas que sean asignadas en nuestro proceso.
• Alerts: Crear alertas en caso de expresiones las cuales podemos especificarle a Appian a que grupo deseamos que le lleguen las alertas.
• Data management: Desde esta tab podemos especificar el lapso dentro del cual podremos archivar o borrar la instancia de nuestro proceso.

Para relacionar nuestros procesos con interfaces visuales tenemos que linkearlos a través de las propiedades de nuestro process model y especificar que interfaz queremos conectar, para
el intercambio de variables Appian nos dará la opción de asginarlas de manera automática, si este fuera el caso, al dirigirnos a nuestra interfaz, observaremos en el panel derecho reglas
creadas para nuestras variables de intercambio, estas reglas nos sirven para realizar un intercambio más rapido y eficaz entre proceso e interfaz, estos parametros pueden ser usados también
como variables que guardan valores de entrada de nuestros formularios, estas variables también pueden ser creadas de forma manual, otros tipos de variables que se manejan en Appian son:

• Node inputs
• Node outputs

Estas variables son únicas y especificas por cada nodo, como buena práctica se recomienda debuguear cada vez que un nuevo nodo es añadido,entro de los componentes que podemos incluir en nuestro
Canvas nos encontramos con los input tasks los cuáles sirven para asginar tareas especificas por tipo de grupo asignado, dentro de las propiedades que poseen nuestros input tasks
tenemos las pestañas:

• General: Dentro de esta pestaña podemos modificar los atributos generales como el nombre y la de nuestra user task, cabe resaltar que podemos modificar el nombre a desplegar en nuestra lista
  de procesos, otra gran ventaja que nos otorga Appian es la concatenación de variables en los nombres, facilitando así tareas de supervisión.
• Data: Es en esta sección donde haremos el mapeo de nuestros parametros con nuestras varables del proceso.
• Forms: En esta pestaña le indicamos a nuestra user task que interfaz queremos usar para completar la tarea.
• Scheduling:
• Assignment: En esta pestaña indicaremos hacía que grupo queremos que se designe la tarea.
• Escalations y Exceptions: Aquí podremos aplicar configuraciones como limite de tiempo, escalar la tarea, entre otras en caso de que las tarea falle en completarse.

GATEWAYS
Controlan el workflow en un process model, son puntos de decisión que controlan la ruta del proceso acorde a los puntos de decisión asignados, los tipos de gateways manejados en Appian son:

• XOR: Convierte la ruta en multiples opciones de ruta de salida, basadas en una condicion.
• AND: Convierte la ruta en multiples opciones de ruta de salida, en este caso todas las salidas se ejecutarán ya que no existen salidas condicionadas en este componente.
• Complex: Acepta selectivamente rutas entrantes y evalua la ruta correspondiente.
• OR: Convierte la ruta en multiples opciones de ruta de salida, basadas en condiciones, solo se ejecutarán las que sean verdaderas.

Scrip tasks
Se utilizan para realizar tareas que no se requiera la intervención de un actor o usuario, como por ejemplo agregar la fecha de captura de un record de un vehículo o el usuario que realizó
el registro (para este último se utiliza la propiedad pp!Initiator).

Write records
Los smart services para realizar operaciones en la base de datos como registrar, borrar y actualizar se usan unicamente para registros que provengan de base de datos, no funcionan con registros
que provengan de servicios web u otra fuente, para esos casos existen otras alternativas, así mismo la información debe estar en modo de sincronización y debemos elevar los permisos.

Procesos y subprocesos
Como mencionábamos anteriormente, es importante hacer un uso eficiente de la memoria que disponemos en la plataforma para ello podemos utilizar procesos y subprocesos dentro de nuestro process model, para ello existen importantes diferencias las cuáles debemos considerar para saber cuál usar apropiadamente:

• Subprocess
  -Corre en el mismo entorno que el proceso padre.
  -Corre de manera sincrona o asincrona.
  -Mejor para funcionalidades difíciles.
• Start process
  -Corre en el mismo entorno con menor uso de recursos.
  -Tiene un mejor performance.
  -Corre de manera asincrona.

Es importante tener en cuenta que para tareas de investigación en caso de escpeciones podemos ir a Monitoring -> process y con los titulos correctos identificaremos el evento que detonó una expeción.